一个展览会从孕育到终结，一般要经过规划筹备、设计施工、展出管理和终结清理等几个阶段。下面侧重从会展设计方面谈谈展览会的设计程序及其要求：
展览会的设计主要分总体设计和局部设计，前者侧重宏观效果、后者侧重微观效果。
总体设计是根据展会主题及其展览总体策划方案（文字大纲）的内容，通过总体设计人员的系统规划，系列设计，把抽象的文字概念变成具象的视觉传达形象的一种创新过程，也是展览会设计程序中的主程序。其主要环节包括以下几个环节：
（1）场地规划。它包括平面、立面和空间过渡。其要求是平面处理时按不同展会的分类进行场地划分。具体到某届展会，就是按照展会招展落实的摊位分布图，进行平面的场地划分，确定具体的空间范围，并按实物密度、重量、动力负荷等合理分配展位的位置和具体的立体空间尺度。其中，还要充分考虑参观路线、消防通道以及观众流量的多少、规划出公共场地的占有面积。对展会总体要求的立面效果，主要从整体上把握统一高度和色彩效果，对公共部分由总体上统一设计，对每个展位的立面要求主要强调统一高度、形体和色彩。其他部分均由某个展位的局部设计去完成。从整体空间效果上，要求展位分布要结构合理、空间分割自然流畅，视野开阔多变，占有效益明显。在空间过度的处理上，主要考虑现场建筑结构、自然采光与人工照明之间的协调以及如何减少观众视觉疲劳、防止有害干扰等诸因素。以上内容要在规划设计时，统一按现场比例设计出成套的设计效果图和施工制作图。
（2）基调处理。总体设计的基调包括造型基调、色彩基调、文风基调和动势基调。造型基调一般分为标准、特装、封闭、开放等，也有按陈列、展示、交易、互动等进行分类。从风格上有传统的、时尚的、动漫的等。色彩基调大体分为冷调、暖调和中间调。其要求是按不同内容、不同季节，环境基调、采光效果以及宏观上综合光源色、环境色和固有色之间的色平衡（或称色统调），分别选用合适的色彩基调，并设计出有关基调色谱和彩色效果图。文风基调，主要包括文学表达的风格、文字量的比例、字型的选用，书写加工的规范等。它要求按不同展览的内容和行业特色选用报道型、抒情型、宣教型、广告型等不同风格的文体，并从整体形式出发，确定整个展会以图文为主或是实物为主，在字型的选用上，主要根据内容、性质、规模、等级以及地区应用文学的习俗，如国际展览常用汉英对照、少数民族地区选用汉文与民族文字结合等形式。在文字规范上还要分别确定选用的字型（如宋体、黑体、楷书、广告体、艺术体等）和规格（大写或小写、简体或繁体等）以及方法（直书、电脑刻字、喷绘、转印、屏显、投影等）。动势基调主要分动态、静态和动静态三种基调。它是整个展会有机统一、整体运转、协调和谐的控制线。要求在韵律控制、节奏起伏、动静变化上给人以舒服而有弹性的动势感。要在确保动势美感的基础上防止产生噪音共振、眩光污染、空气污染、火警突发、群体拥堵、以及漏电、漏水、漏气、空调失控等不安全因素的发生。
（3）进度安排。它包括展位招商、展品征集、展示布展、物料供应、交通食宿，公共协调等几个主要进度计划表。由于展览会要在规定的时间和空间内完成全部运作过程。它要求在时间上必须统筹规划、科学运筹、以达到预期的最优化效果。其中如展位招商、必须在一定的期限内完全落实。又如展品定位。它包括定项、定量、定性的分析研究阶段和定人、定时、定点的组织落实阶段。然后按预选展品、登记落实组织展品就位。
展览结束后按照规定清理展品、统一登记造册、上报存档。展示布展是展出前最紧张的一项工程，它包括展位搭建、展品就位、展具配套、装饰布置、展品调整、动力安装调试、人员配置、资料准备等。在进度上要根据展品的到货顺序、可供设施的条件以及符合搭建施工力量的素质条件、进行合理的时间进度安排，并留有弹性余地。物料供应和交通食宿是为以上内容服务的，能否“兵马来到粮军先行”，是整个进度安排中的重要环节，一般要提前做好进度安排和合理调度，要运筹帷幄，有备无患，万不可“大意失荆州”。
（4）材料计划。它包括主材料和辅助材料的计划编制，采购落实。要求材料的规格、型号、品种和数量与计划相符。既不可盲目采购造成积压浪费，也不要不留余量，现用现买而延误工期。能否计划合理、供需均衡是整个展览设计中追求合理成本，提高效益的关键所在，也是对会展设计人员的重要考验。
（5）经费概算。它是整个展会的经济命脉。其中包括展位招展、展品运输、布展设计、劳务制作、场地租金、展具制作租赁、动力计费、安全防范、宣传广告以及交通食宿、新闻发布、工作人员的其他费用等。它是根据展览规模、设计档次、施工条件、管理能力以及外部环境而分别列出概算。它要从整个展览的实际承受能力出发，精打细算、反复核实和平衡后而制定的概算方案。经报请主管高层审核批准后，方可进入实施运作。在实际运作过程中要有相关的财管人员进行监管执行，并把进展信息及时反馈到决策高层。一般在制订概算时都要留有余地，防止不可预测因素的发生。
以上是展览会的主程序。围绕这些主程序的内容和要求，还要分别列出完成这些主程序的子程序系统。也就是局部设计方案。例如，在展示布展中，对大会名称、标识（如会标）、序言简介、公共展具、安全防范、广告公布以及参观券、请柬、会刊、纪念品等要进行设计和选择。对展位内的展板设计、图片制作、广告灯箱、影像制作以及各种模型、雕塑、投影、动漫、音响、灯光等均要在总体规划设计的要求下进行局部设计、经筛选后定稿、制作、调试、安装合成。由于展览会的内容是丰富多彩的、展览的设计形式也是千变万化的，不能强求一律，要从实际内容出发，在设计风格、创作手段制作工艺以及展位功能开发上、材料更新上有所创新，有所变化，不能因循守旧，强行规范某个固定模式而盲目“一刀切”。相反，应鼓励设计师有所发现、有所创新、有所前进，要以崭新的技术、完善的艺术造型、经济而又高效的设计质量和施工质量，争取创造出最优的展会整体效果。只有把各个局部设计搞好，才能完成各个程序的任务。只有把各子程序达到优化时，才能确保主程序的完成，才能确保整个展会的系统工程的有效运作。为了突出重点，现结合个人体会，提出以下有关要求：
１，总体设计要从实际内容出发，突出主题、形式新颖、雅俗共赏。要有创新意识，敢为天下先。
２，平面布局和立体构成要视野舒适、造型科学艺术、重点展品要突显渲染。整个基调要和谐统一、互补互映，具有整体感和舒适度。
3，展位设计要形式新颖、结构合理。功能开发要为方便展出，交流信息服务。展板要层次分明、疏密有效、文理通顺。可览性高。
4，通用展具要结构安全，格调统一，可靠性高，可展性好，经济实用。
5，立面处理要参照当地的人体高度合理选择视距、视高和视角（水平视角、垂直视角）。
6，空间过渡要因地制宜、合理自然、尽量减少视觉疲劳和观众的行为惰性。
7，实物展示要注意密度调整，梯度变化和色彩过渡以及三者间相互的比例关系，在可能的范围内尽量提高展品的可览性和可展性。
8，色彩基调要根据光源色、环境色和展品固有色之间的相互关系，对色彩的明暗、过渡、冷暖变化、感情效应以及体积、重量感觉等要科学调度、艺术平衡、和谐统一，达到人的最佳视觉效果。
9，自然采光与室内照明要匹配得当，局部人工强化照明要防止产生二次眩光以及光通量过强或不足。对光通量的分布要有节奏感，对光源照射距离要考虑安全措施。
10，展位搭建的装饰手法要能与内容呼应，要高雅大方、新颖时尚、简约有致。选材要灵动适用、要有科技含量和可加工性能，要尽量考虑降低综合成本。特装效果要为展会功能服务，不要重形式轻功能。
11，动态设施要考虑观察方向，安全防范、动力配备要合理可靠。参观通道要考虑观众流量和安全系数。
12，音像效果。音像设施、演示模型、动漫展示等要分布合理、节制有方，防止过密而造成相互干扰。
总之，展览会的设计过程是个动态组合过程，很多因素都带有随机性，在设计过程中要在统一中求变化，变化中求统一。对各种因素间的相关性要通盘考虑，因地制宜。只有认真地探索展览会的设计规律和相关要求，才能按照科学发展观的要求，沿着会展业要“法制化、市场化、产业化、国际化”的方向发展，才能实现我国会展业可持续地发展，才能开创我国和谐会展的美好未来。
